Gastbeitrag von Tanja Zimmermann: Diese 3 Methoden schenken dir mehr Zeit fürs Wesentliche
Du hast im Alltag zu wenig Zeit?
Du fühlst dich oft gestresst und deine Arbeitstage sind (zu) lang?
Ich kann es verstehen – ich hatte als Führungskraft und Leitung eines großen Teams häufig 14-Stunden-Tage und davon nicht gerade wenige. Oftmals war der Grund mein Anspruch an mich selbst, an meine Leistung und an meine Qualitäten.
So saß ich oftmals bis zum Abend und gerne auch am Wochenende, während ich vom offenen Fenster aus Menschen hörte, die bereits ihre Freizeit genossen.Bis zu einem gewissen Punkt war das für mich in Ordnung, denn ich wollte, dass mein Team und ich gute Arbeit abliefern. Doch irgendwann merkte ich, wie meine Batterien leerer und leerer wurden und ich etwas ändern musste, um leistungsfähig zu bleiben und vor allem – weiterhin Spaß an der Arbeit zu haben.
Mein Game Changer war die Priorisierung meiner Aufgaben und Verantwortlichkeiten.
Indem ich durch das Priorisieren Tätigkeiten aus einer neuen Perspektive betrachtete, strukturierte sich nicht nur mein Arbeitsalltag und das meines Teams – ich hatte auch viel mehr Zeit. Mehr Zeit für den wohlverdienten Ausgleich, aber auch mehr Zeit für den strategischen Blick und die Mitarbeiterentwicklung.
Und – es ging mir besser. Ich war leistungsfähiger und hatte wieder mehr Spaß an der Arbeit.
Heute möchte ich dir meine 3 wichtigsten Methoden der Priorisierung verraten, die mir am meisten dabei geholfen haben, mehr Zeit zu gewinnen:
1. Lerne von Eisenhower
Eisenhower hat vieles richtig gemacht – auch das Priorisieren. Er unterteilte seine Aufgaben immer in einer einfachen Matrix, die auch deinen Arbeitsalltag in Null-Koma-Nichts strukturieren wird. Wie ging er vor? Er unterteilte seine Aufgaben in folgende Kategorien:
- Dringend & Wichtig: Prio 1, sofort erledigen
- Dringend & nicht wichtig: Prio 2
- Nicht dringend & Wichtig: Prio 3
- Nicht dringend & nicht wichtig: Prio 4 (oder auch streichen)
Klingt einfach und geht auch schnell.
Probiere die Matrix für deinen Arbeitsalltag. Du wirst nicht nur eine Struktur für deinen Tag haben – möglicherweise kannst du bewusst auf Aufgaben und Tätigkeiten verzichten, weil sie dich deinen Zielen nicht weiterbringen.
2. Delegiere transparent
Delegieren als Führungskraft ist das A und O, damit du Zeit für die wesentlichen Dinge und den strategischen Blick hast. Delegieren und priorisieren stehen auch nah beieinander, denn bei einer guten Priorisierung werden dir die Möglichkeiten der Delegation viel klarer.Doch delegieren bedeutet häufig auch Mehraufwand und vielleicht sogar ein potenzielles Fehlerrisiko.
Achte hier deswegen auf die mittel- und langfristige Chance:
Durch Delegation entwickelst du deine Mitarbeiter weiter, schenkst ihnen Vertrauen, gibst ihnen Sinn und gewinnst mehr Zeit.
Delegieren lohnt sich also – jedoch muss es transparent sein.
Damit du Fehler im Vorfeld reduzieren kannst, solltest du auf Kommunikation setzen. Achte darauf, dass du folgende Punkte beim Delegieren kommunizierst:
- Wer übernimmt die Aufgabe? (Kommunikation an die Person und das Team)
- Was ist genau zu tun und wie soll das Ergebnis aussehen?
- Warum ist diese Aufgabe wichtig?
- Bis wann soll die Aufgabe erledigt sein?
- Wie viel Begleitung braucht der Mitarbeiter am Weg?
Nutze hier auch die Möglichkeit und reflektiere Delegation für dich.
Was ist dir dabei gut gelungen?
Was kann nächstes Mal noch besser laufen?
Sobald sich die delegierten Aufgaben eingependelt haben, wirst du merken, dass du mehr Zeit gewinnst und dich stärker um wichtige und dringende Aufgaben kümmern kannst.
3. Frage dich, was dich deinen Zielen wirklich näher bringt
Wir sitzen alle in genügend Meetings, haben viele Schnittstellen und sind permanent beschäftigt. Was hier einen Unterschied macht, ist ein kritisches Hinterfragen, welche dieser Tätigkeiten dich deinen Zielen wirklich näherbringt. In meinem Fall habe ich alle meine Meetings hinterfragt. Sowohl die Länge, die Häufigkeit, als auch der Aufbau wurden geändert und schenkten mir unterm Strich mehr Zeit, um meinen wichtigen Projekten und Aufgaben nachzugehen.
Frage dich also bei jeder deiner Aufgaben:
- Bringt sie mich meinen Zielen näher?
- Ist sie in der derzeit gelebten Art zielgerichtet?
- Wie kann ich meine Zeit noch sinnvoller nutzen?
Natürlich braucht es auch Routineaufgaben, doch eine wiederkehrende Selbstreflexion ermöglicht dir, veraltete Prozesse oder Aufgaben zu streichen, zu ändern oder zu kürzen – und dir so Zeit zu schenken.
Pareto ist hier auch ein guter Ansatz: Hier gilt, dass du mit 20% der Zeit, 80% des Ergebnisses erreichst. Überlege für dich, wie erfolgskritisch die letzten 20% des Resultats sind und ob die gesparte Zeit nicht sogar sinnvoller genutzt werden kann.Du willst wissen, warum Priorisieren deine Arbeitswelt vereinfachen kann?
Dann sieh dir unbedingt Alfreds Blogbeitrag auf kaea (externer Link) an – hier teilt er mit dir 7 Gründe, warum Priorisierung so wichtig ist.
Alles Liebe,
Tanja