Sieben Elemente eines gelungenen Onboardings

1) Der erste Tag im Onboarding

Fragen Sie Freunde nach ihrem ersten Tag an ihrem derzeitigen Arbeitsplatz. Ich bin mir sicher, sie können sich an sehr viele Details erinnern: die Aufregung, die Angst, die Freude auf das Neue, erste Eindrücke von den Räumlichkeiten und natürlich die ersten Gespräche mit KollegInnen und ChefInnen. Das unterscheidet den ersten Tag von allen anderen: Er bleibt jedenfalls in Erinnerung. Genau deshalb sollten Sie alles daransetzen, dass sich neue MitarbeiterInnen an diesem Tag willkommen fühlen.

2) Gut geplant und doch ganz individuell

In manchen Organisationen gibt es ausgefeilte Choreografien für die ersten Tage: Empfang durch die obersten Führungskräfte, Einführung in die relevanten IT-Systeme, Kennerlernen aller KollegInnen etc. Da diese Prozesse zentral geplant sind, fehlt jedoch die persönliche Note. Dafür sind Sie als direkte Führungskraft verantwortlich. Worüber sprechen Sie im ersten Meeting? Welche Personen stellen Sie vor? Welche Aufgaben delegieren Sie am ersten Tag?

3) Die technische Ausstattung ist Voraussetzung

Leider passiert es noch immer in vielen Organisationen, dass zu Arbeitsbeginn die Ausstattung am Arbeitsplatz fehlt oder – noch schlimmer – gar kein Platz frei ist. Vielfach dauert es Tage, bis die Zugänge für die Software freigeschaltet sind oder die Schlüsselkarte ausgestellt ist. MitarbeiterInnen erwarten sich zu Recht, dass sie vom ersten Tag an ihr Können zeigen können. Ein voll funktionsfähiger Laptop ist daher kein Goodie, sondern absolutes Pflichtprogramm. Was können Sie beitragen, damit Hardware und Software vom ersten Tag an voll funktionsfähig zur Verfügung steht?

4) Auf die Menschen kommt es an

Wenn Sie die neuen MitarbeiterInnen begeistern wollen, dann nehmen Sie sich Zeit für ein persönliches Gespräch. Lassen Sie die Formulare, internen Vorschriften und Unterschriftenlisten für einen Moment beiseite.  Sprechen Sie über die Begeisterung, die Sie und Ihre KollegInnen für die Arbeit empfinden. Fragen Sie nach Erfahrung, Motiven und Interessen. Falls Sie in den ersten Tagen nicht vor Ort sein können, dann können Sie dieses Gespräch auch in einem Online-Meeting führen. Sie wollen schließlich, dass die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter gerne für Sie persönlich arbeitet.

5) Keine unnötigen Hürden

Der Arbeitsbeginn sollte weder Feuertaufe noch Schnitzeljagd sein. Stellen Sie alle notwendigen Informationen zur Verfügung und ermöglichen Sie den Kontakt zu allen Personen, die für die erfolgreiche Erledigung der Arbeit notwendig sind. Nicht nur der Mitarbeiter muss sich in den ersten Wochen bewähren, sondern auch die Organisation und ihre Abteilung.

6) Begleitung in den ersten Monaten

Es braucht kein zentrales Mentoringprogramm, um Neulinge in der ersten Zeit angemessen zu unterstützen. Da es in Organisationen aber nicht nur explizite Regeln gibt, sondern auch implizit vermittelte Gewohnheiten, beauftragen Sie eine Person, kann eine Person helfen, die erklärt, was zwischen den Zeilen steht. Wo bekommt man welche Information auf informellem Weg? Wer trifft tatsächlich mit wem welche Entscheidungen? Welche Regeln werden sanktioniert und welche nicht? Als Führungskraft sind Sie für diese Fragen oft nicht die richtige Ansprechperson. Stellen Sie sicher, dass es jemanden im Team gibt, der diese Funktion übernimmt.

7) Vor dem Start

Damit alle diese Punkte gelingen, braucht es eine gemeinsame Vorbereitung im Team. Sie werden die Zeit dafür finden, wenn Sie daran denken, wie viel mehr Aufwand es ist, den Suchprozess neu zu starten, weil Sie wieder eine neue Mitarbeiterin bzw. einen neuen Mitarbeiter verloren haben. Eine sehr motivierende Möglichkeit für einen außergewöhnlich guten Start ist die persönliche Kontaktaufnahme schon vor dem ersten Tag. Sie können eine Postkarte mit der Unterschrift aller Kollegen schicken oder ein Link mit einem kurzen Video des Teams. Nichts begeistert mehr als das Gefühl, willkommen zu sein.