Jour fixe mit ExpertInnen – kurz und knackig
ExpertInnen haben wenig Freude an stundenlangen Besprechungen. Sie bevorzugen es, schwierige fachliche Probleme zu lösen. Je knackiger die regelmäßig stattfindenden Besprechungen sind, desto motivierter gehen ExpertInnen an ihre Arbeit. Leider tragen sie selbst auch immer wieder dazu bei, dass diese langatmig und unergiebig sind: sie verlieren sich gerne in operativen Details. Als Führungskraft können Sie allgemeine Frustration vermeiden, indem Sie die folgenden fünf Punkte beachten:
Das passende Format
Bevor Sie den nächsten Jour fixe in Ihrer Abteilung oder Ihrem Team ansetzen, sollten Sie überlegen, welchen Zweck diese regelmäßige Abstimmung hat. Die Grundidee von Regelkommunikation ist immer dieselbe: Austausch der relevanten Information, Vorbereitung von Entscheidungen und eventuell gemeinsame Entscheidung. Welcher Art von Austausch möchten sie wie viel Zeit geben? Wählen Sie ein Format, das zu einem produktiven Austausch führt. Wie viel Zeit möchten Sie dafür verwenden, um Information an die Gruppe weiterzugeben? Wie lange soll jeder einzelne Mitarbeitende worüber berichten? Wie lange und welche Themen sollen diskutiert werden? Der Austausch über die fachlichen Probleme einzelner Personen ist schließlich nur für die ExpertInnen interessant, die es gerade betrifft.
Eine straffe zeitliche Struktur
Sobald Sie ein solches Format definiert haben, erklären Sie die Gründe für die zeitliche Aufteilung und halten Sie sich gemeinsam daran. Wenn es für das Ziel des Meetings notwendig ist, dass alle zu Wort kommen, dann berücksichtigen Sie das in der Zeitstruktur. Wenn Sie jemanden in seiner Redezeit beschränken, erklären Sie Ihr Verhalten. Schließlich wollen Sie etwas Gutes für alle, nämlich möglichst viel Austausch in kurzer Zeit. Nicht alles kann in einem kurzen Meeting geklärt werden, aber für die meisten Themen braucht es auch nicht die Anwesenheit aller. Manche Probleme können auch später in einer kleineren Runde gelöst werden.
Die gezielte Vorbereitung
Falls Sie ein möglichst ineffektives Meeting gestalten möchten, dann eröffnen Sie die Besprechung mit den folgenden Worten: „Wer von Euch hat ein Thema?“ Das führt zu endlosen Diskussionen über immer wieder dieselben strittigen Punkte. Die Verantwortung dafür tragen Sie, weil Sie nichts vorbereitet haben. Sammeln Sie vor dem Termin daher nicht nur Stichworte zu Themen ein, sondern planen Sie Tätigkeiten in der folgenden Form ein:
- Information über den Stand des Projekts XYZ weitergeben
- gemeinsam über neue Sitzordnung entscheiden
- erste Ideen für die Gestaltung des Eingangsbereichs sammeln
Zupackende Moderation
Wenn Sie als Führungskraft eine Runde von ExpertInnen moderieren, dann fühlt sich das möglicherweise so an, als müssten Sie einen Sack Flöhe hüten. Alle haben was zu sagen und möchten allen etwas erklären. Auch wenn Besprechungen unbeliebt sind, haben viele ExpertInnen keine Hemmung, ungefragt einen zehnminütigen Monolog zu halten. Sie können den Erfolg der Besprechungen nur dann garantieren, wenn Sie das Wort nicht nur erteilen, sondern bei Bedarf auch wieder entziehen.
Ein Protokoll über To-Dos und Entscheidungen
Viele Teams neigen zu einem der beiden Extreme: Die einen halten gar nichts schriftlich fest, die anderen erstellen ein detailliertes Gesprächsprotokoll. Wählen Sie die goldene Mitte: Erfassen sie noch während des Meetings alle Entscheidungen, die getroffen, und alle Maßnahmen, die vereinbart wurden. Wenn Sie dieses Protokoll auch gleich nach dem Meeting allen Teammitgliedern zur Verfügung stellen, dann können alle sofort damit arbeiten.
Ein pünktliches Ende
Die Verlockung ist groß, das Jour fixe jede Woche ein Stück länger laufen zu lassen als geplant, immer im Glauben, dass der eine letzte wichtige Punkt vielleicht doch noch geklärt werden könnte. Wenn das bei allen Besprechungen in Ihrer Organisation so gemacht wird, demotiviert das ExpertInnen ganz besonders, da sie immer weniger Zeit für ihre operativen Aufgaben haben. Sobald sich die TeilnehmerInnen daran gewöhnt haben, dass die Zeit nicht überzogen wird, werden sie selbst darauf achten, dass die wichtigen Themen gleich am Anfang der Besprechung angesprochen werden.
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